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PTA広報誌の原稿を頼まれた!依頼原稿の書き方と注意点

更新日:

PTAに所属していると、PTA広報誌の原稿を頼まれることってありますよね。
そんな時、「何を書けばいいの?どういうふうに書けばいいの?」と戸惑われる方も多いと思います。
今回は、広報誌の原稿を頼まれた時に気をつけることや、原稿が簡単に書ける方法をお伝えします^^

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PTA広報誌の原稿依頼を受けたらまず確認する4つのこと

原稿依頼を受けたら、まず以下4点を確認しましょう。

1.締切日
 執筆する時間があるかご自分のスケジュールを確認。
 どうしても時間がとれないようなら早めに広報委員に連絡を。
2.テーマ(内容)
 具体的に指示があるか。
3.文字数
 タイトルや氏名を含めての文字数か、含まない本文のみの文字数か。
4.原稿の提出先と提出方法
 手書き原稿で提出するのか、テキストデータで提出するのか。また、その提出先。

特に注意したいのが、依頼の内容です。
何について執筆するのか、具体的にわかりやすく指示されている場合はOKですが、「〇〇について」などというアバウトな依頼の場合は注意が必要です。

例えばあなたが図書委員で「図書委員について」という原稿依頼をされても、
図書委員のメンバー紹介をすればいいのか、図書委員の仕事内容を紹介すればいいのか、あなたが図書委員をした感想を書けばいいのか、図書委員の意義やあり方について語ればいいのか、いろいろなとらえ方ができますよね。
依頼した広報委員側の意図するものと違う切り口で執筆してしまうと、書き直しを頼まれてしまうかもしれません。
そういった二度手間にならないように、確認することをおすすめします。

【確認方法1】
バックナンバーを見る。
PTA広報誌は毎年同じテーマを扱うことが多いので、バックナンバーを見ればどういう意図の記事か確認できることがあります。
手元にバックナンバーがない場合は、広報委員会や学校に資料として保存してありますので、対象記事をコピーしてもらえないか尋ねてみましょう。

【確認方法2】
広報委員に直接確認する。
これが一番確実でてっとり早いです^^;
広報委員の中にお知り合いがいる場合は「〇〇についてって、────というようなことを書けばいいのかな?」と気軽に尋ねてみてください。
広報委員にお知り合いがいない場合は、学校のPTA担当の先生に尋ねてみてもいいと思います。先生の方でわからなくても広報委員の方に確認してくれるか取り次いでくれるはずですよ^^

広報委員としても意図したものと異なる原稿をいただくのは大変困ることなので、確認してくれるのはありがたいことなのです。
それならもっと具体的に指示してよ!と思っちゃいますよね^^;
でも広報委員も基本的に一年任期で、原稿依頼なんて初めての方ばかり。なかなかそこまで気を配るのは難しいのが現状なんです。
原稿依頼 → 寄稿 → 「違う、そうじゃない」広報委員頭抱える・・・・なんてのが、実は広報委員会あるあるだったりします^^;

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PTA広報誌の原稿が簡単に書ける方法!

原稿の内容が確認できたら、いよいよ原稿作成にとりかかります。

文章を書く時は手書きが書きやすい人、パソコンで入力しながらの方が書きやすい人、人それぞれです。
原稿の提出方法に関わらず、手書き・入力、書きやすい方で下書きを書かれることをおすすめします。

原稿の設計図を作ろう

PTA広報誌の場合は200~600文字、多くてもせいぜい800文字以内の場合が多いかと思います。
決まった文字数の中でまとまりのある文章を書くのはけっこう難しいですよね。
文章を書く時に、「書きながら考えて考えながら書く」という人もいますが、この方法で上手く書ける人は少数だと思います。
書いているうちに方向性がずれたりして「ん?」となってしまいませんか?^^;

そこで、おすすめしたいのが『原稿の設計図』を作ることです。
原稿用紙に向かって書き始める前に、まず『設計図』をつくりましょう。

広報誌の原稿は、

はじめの文章 → 主要の文章 → おわりの文章

の、三段構成で書くと書きやすいです。

構成というと『起承転結』の四段構成で考えがちですが、広報誌は小説や物語とは異なりますので『三段構成』の方が読みやすくなります。

構成が決まったら、書く内容をおおまかに決めていきましょう。

箇条書きでもいいので、書きたい内容をあげていきます。

【例】
はじめの文章
 ・あいさつ
主要の文章
 ・図書委員の活動内容
    -読み聞かせボランティアの募集と案内の活動
    -図書室の整理、傷んだ本の修理
 ・図書委員のメリット
    -読み聞かせ活動では普段の子ども達の様子がよくわかる
    -本の修理は、おしゃべりしながらできて楽しい
 ・図書委員の活動の様子
    -和気あいあいとした雰囲気で楽しかったこと
    -平日の午前中が中心だったが、みんな活動の日を楽しみにしていた
おわりの文章
 ・活動協力のお礼とお願い

こんな感じで設計図のメモを書いていきます。

一気に文章を書いてしまおう

書く内容がおおまかに決まったら、あとはメモを見ながら思い切って文章にしていきましょう。

一気に書いて、読み返しながら文章の調節をしていくほうが整いやすいですよ。

文章の書き方に不安があるときはこちらを参考にしてみてくださいね^^
PTA広報誌作り*読みやすい文章の書き方とポイント。

まとめ

寄稿した原稿は広報委員会で編集が行われます。
明らかな誤字脱字は修正が入りますが、基本的に文章はあまりいじらない方向で校正が行われますのでご安心くださいね。

修正後の原稿を確認したい場合は広報委員の方に一声かけておくと、ゲラ(仮刷り)を見せてくれると思います。
そこから大きな修正はできませんが、確認はさせてもらえますよ。

PTA広報誌は保護者が集まって作る新聞です。
プロのような文章力は必要ないので、気負わずに、あなたの伝えたいことをあなたの言葉で書いてみてくださいね^^

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