最初のPTA広報委員会。自己紹介では何を言う?担当決めって?

PTAの広報委員(広報部)に決まって、初めての委員会。
緊張しますね。
私もそうでした。
かれこれ10年、3校の広報委員会を渡り歩いてきましたが、毎年一回目の委員会は緊張します^^;

私の経験からですが、年度最初の広報委員会についてお話ししたいと思います。

※学校によっては初回委員会で委員長(部長)を選出するところもありますが、それはまた別の機会に書きたいと思います(長くなる(笑))。今回は委員長が決まっている場合のお話です^^;
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

PTA広報委員初めての顔合わせ。自己紹介は何を言えばいい?

まずは各委員の自己紹介です。
子どもの名前、学年・クラスはもちろん、自分自身のことも少し織り交ぜると委員同士一気に距離が縮まったりするのでおすすめです。
そして「パソコンが得意」・「写真が趣味」・「イラストが描ける」・「文章を書くのが好き」など、
紙面作りに活かせそうな特技がありましたら、ぜひこの時に伝えてください。
もちろん何もなくても大丈夫。広報委員会にはいろんな仕事があるのでいろんなタイプの方が必要ですから。
自分の苦手なことははっきり「苦手だからできません」って言っても大丈夫です。
他にあなたにしかできないことがきっとあります。

他にも、「日中は仕事があるので会議には出られません」「幼い下の子がいるので夜の会議には出られません」など、できないことははっきりと言いましょう。
「無理なものは無理なんで。」という言い方ではなく、「すみませんが○○なので○○はできないんです。ご迷惑おかけするかもしれませんが他にできることはしますので、ご理解いただきたいです」というような言い方をすれば角が立たなくていいと思います。
そして「この曜日なら出やすい」「午前中の方が都合がいい」など、委員会に出やすい曜日や時間などを伝えます。それをもとに委員会の開催日を決定することになりますので、今後のためにもしっかりと伝えてくださいね。

委員の連絡先の確認をしよう。LINEがおすすめ!

委員同士の連絡方法を確認します。
メールアドレスや電話番号、LINEなど。
広報委員会は、撮影した写真やゲラ(印刷所から出される仮刷り)など、見て確認をしなければいけないことがたくさんあります。そのたびに学校に集まるのは大変です。
そこで活躍するのがメールやLINEです。特にLINEはグループで写真やゲラを共有したり、話し合ったりできるのでとっても便利です。
可能なら、委員会でLINEグループを作ってしまいましょう。
わざわざ学校に集まらなくても、LINEで事足りる場合も多々あります。
他にも委員会の日時や場所の連絡、出欠確認も簡単になるので、委員長の負担も少し減らすことができます。
委員長だけでなく、各委員の負担をなるべく減らすため、ぜひ取り入れることをおすすめします。
とはいえ、LINEをしていない方やプライベートとPTAは切り離したい方もいらっしゃると思います。
そんな方に無理強いは厳禁です。メールなど他の方法で対応しましょう。
委員会のグループLINEは、個人的なやりとりや委員会に関係のない無駄話は禁止するなどのルールを最初に作ってしまえばトラブル防止になり、導入しやすいかもしれませんね。

いよいよ編集会議!その前にどう分担するかを決めよう

自己紹介と連絡先の交換が終わったら、いよいよ広報委員会らしい編集会議のスタートです。

広報誌の年間発行回数と、掲載内容を確認します。
それにより、担当を割り振っていきます。

割り振り方は各学校によってそれぞれですが、だいたい2つのパターンだと思います。

【1】 一年間の発行全号に委員全員が携わる場合。

【2】 発行号ごとにグループを分け、担当号のみに携わる場合。

まずは【2】のパターンですが、例えば年3回の発行の場合、委員を3つのグループに分けます。それぞれ担当号を決め、撮影・取材・編集・校正など、企画～発行までひとつのグループのみで行います。
このやり方だと、自分の担当号の作成時期だけ出ればいいので、活動期間は短期間で済みます。
しかし、少人数で一つの号を作り上げるということは、撮影・取材・編集・校正もすべて少人数でやることになるので、一人当たりの負担が大きくなってしまいます。

対して、【1】の全号を全員で作り上げるパターンは、全員で撮影・取材・編集・校正をやるので、一人当たりの負担は少なくなります。しかし、年間通して全ての委員会に出席しなければいけないので、活動期間は一年間に渡ります。

ちなみに私は両方のパターンを経験しています。
私の場合ですが、【1】のパターンは、「一人くらいいなくてもさほど影響がない」ことから、欠席を申し出やすく、みんなが無理をせずともできる和気あいあいとした雰囲気でした。中には無理しなさ過ぎて『ほとんど来ない人』もいましたが・・・^^;
しかし、人数が多いことで意見がまとまりにくかったのがデメリットでした。まとまらないから委員会が時間通りに終わらない・・・なんてこともしょっちゅうありました。

【2】のパターンは、グループが4人だったので意見はまとまりやすかったですが、撮影や取材が大変でした。あるPTA行事を撮影しなければいけないことがあったんですが、出席できるのが4人中私を含め2人しかおらず、しかも当日もう一人の委員さんは子どもさんの発熱のため急遽欠席。私一人で撮影に駆けずり回るはめになりました・・・。大変でした。
編集会議なども欠席してしまうとあとの3人に迷惑をかけてしまうことがわかっているので、多少職場に無理を言ってでも毎回必ず出席していました。他の委員さんもそうだったと思います。

どちらのパターンもメリットデメリットがあります。
各学校例年のやり方があると思いますが、そのやり方がその学校に合っていないと感じた時は、見直しを提案してみるのもいいかもしれません。

まとめ

第一回目の委員会は、一年の準備のための委員会でもあります。
グループ分けする場合は委員全員が揃う貴重な日です。(あとは年度終わりの総括くらいです)
一年間、無理のない範囲で参加できるように自己紹介を利用して伝えてくださいね。
そして分担を決めるときには小さなこと一つでもいいので手をあげてください。
そうすることで委員会はうまくまわります。
きっとあなたに合った参加の仕方があるはずなので、負担にならない程度に参加するようにしてくださいね。
PTAは、「どうせならやるなら楽しく活動したもん勝ち」ですよ~^^