広報委員になったけれど、広報誌の作り方がいまいちよくわからない・・・。
そうですよね。
私も最初はちんぷんかんぷんでした。
説明を聞いても「入稿?」「校了?」わからない言葉ばっかりで。
そんな『広報委員初体験』の方へ。
かれこれ10年、3つの学校の広報委員会を渡り歩いてきましたワタクシにこまるが、広報誌の作り方の詳細を素人目線から詳し~くご紹介していきたいと思います。
学校によって、《印刷所に印刷を依頼する場合》と《学校内のプリンターで委員が印刷する場合》がありますが、
ここでは《印刷所に印刷を依頼する場合》の流れをお話ししていきます。
かな~り長くなりますので、4回に渡ってお話ししますね^^;
1.スケジュールを立てよう
まず、確認することは、年間の発行回数と発行時期です。
ほとんどの学校は、毎年同じ時期に同じような内容を扱っているので発行回数は定まっています。
例えば、6～7月頃に『先生紹介号』を発行、11月頃に『運動会号』を発行、3月に『卒業生特集号』を発行、などです。
年2回の学校もあれば5回以上発行している学校もあります。
学校によって、カラーだったり、モノクロの冊子だったり、ページ数も形態も様々です。
まずは自分の学校のバックナンバーを確認して、例年どおりにするかどうかを決定します。
形態やページ数などが決定したら、発行までのスケジュールを組みます。
この時大事なことが《余裕をもってスケジュールを組む》ことです。
特に卒業号などは、卒業式当日または前日が発行日となることが多いと思いますが、万が一納品が遅れてしまうと、卒業式に間に合わないことになってしまいます。
そうすると卒業式以降は登校しない卒業生に渡す機会がなくなってしまうので、各家庭に直接持って行ったり郵送するなどの余計な手間や費用がかかってしまいます。
納品まで余裕を持ってスケジュールを組むようにしましょう。
事前に入稿から納品までに必要な日数を印刷所に確認しておきます。
毎年お願いしている印刷所だと勝手をわかってくれているのでスムーズですが、初めて依頼する場合は時間がかかることがあります。
発行日に間に合うように、必ず確認しておきましょう。
2.おおまかな内容を決めよう。
これも各学校によって違いますが、メインの内容は決まっていることがほとんどです。
年度始めなら「先生紹介」や「入学式」。あとは「運動会」「文化祭」「PTA行事」「卒業生特集」など、発行時期によって掲載内容が決まってくると思います。
バックナンバーを確認して、今年度も同じように掲載する部分、削除する部分、新しく入れる記事など、話し合いましょう。
年度によっては行事が前後したりして発行に間に合わない行事も出てくる可能性があります。その辺りを年度始めに学校側に確認しておくことが大事です。
また、学校の周年記念行事などが重なる年は掲載内容が増えることがあります。
これも学校側に確認しておいてくださいね。
3.取材の割り振りをしよう。
例えば「先生紹介」の場合、先生の写真は誰が撮影するのか？
広報委員が撮影するのか、担当先生が撮影するのか、先生自身に提供してもらうのか。
広報委員が撮影する場合、誰が撮影を担当するか。
学校のカメラで撮るのか、各自のデジカメで撮るのかスマホで撮るのか。データの保存はどうするのか。
先生にコメントをもらう場合は手書きで書いてもらうのか、インタビュー形式にして広報委員が文字を起こすのか。
テキストで掲載するのか、手書きをスキャンするのか。
などなど。。。。
様々な方法があります。
例年通りにする場合が多いですが、それが手間がかかるやり方なら、新しい方法を検討するなどします。
運動会など保護者が参加・参観する行事は広報委員で撮影することが多いと思いますが、修学旅行などは同行するわけにもいかないので、後日先生から写真を提供してもらうことになります。
どういう写真を載せたいかなどを事前に検討して、前もって先生に写真のお願いをしておくとより良い写真が掲載できます。
どの部分を誰が取材をするのか、誰に原稿を依頼するのか、写真は誰が撮影するのか、記事は誰が書くのか、など、部分ごとに明確にしておきましょう。
大きな仮レイアウト表を作って、その部分に書き込んでいけばわかりやすいですよ^^
写真を撮るのが好きな人は『撮影担当』。
文章を書くのが好きな人は『記事担当』。
おしゃべりが好きな人は『インタビュー担当』。
など、それぞれの個性や得意分野を活かして分担してくださいね^^
得意な人が誰もいない場合でも、みんなで協力すればなんとかなります!
それが、素人が集まって作る『PTA広報誌』のいいところです（笑）
つづきは次回、
≪其の２ 4.取材をしよう≫
です^^