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PTA広報委員長(部長)が最初の委員会までにやっておくこと。引き継ぎのポイント!

更新日:

PTAの広報委員長(広報部長)に選任されたあなたへ。

わからないことや不安なこと、ありませんか?

私はいっぱいありました。
今まで二度、広報委員長をやりましたが、始まる前は不安しかなかったです(笑)

でもなんとかやり遂げることができたので、これから委員長をされる方にお伝えできることがあるんじゃないかなと。

今回は、『最初の広報委員会までに広報委員長がやっておくこと』について、お話しします^^

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前年度広報委員長からの引き継ぎで、注意することとポイント

何かと込み入った作業がある広報委員の仕事。

スムーズな運営をするためには、引き継ぎはとても大切です。

私は一度、引き継ぎがほとんどない状態で委員長をやりましたが、そりゃまぁもう大変でした(;´Д`)

あなたがそうならないために、私が考える引き継ぎのポイントをいくつかお伝えしたいと思います^^

新年度広報委員会が動き出す前に引き継ぎを

6月頃に年度初めの広報誌を発行する学校も多いですよね。
年度初めからすぐに忙しくなる広報委員会。
委員会が動き出してからのんびり引き継ぎをしていたのでは、発行に間に合わないかもしれません。
新年度が始まる前の引き継ぎが望ましいです。

広報誌作りの一年間の流れを把握しよう

引き継ぐ時のポイントは、「いつ何をするか」を把握する。

広報委員会はスケジュールが命です。

発行回数・発行日・を把握したら、そこに至るまでのスケジュールをしっかり把握する必要があります。

「この時期に発行するには、この時期に校了して、この時期に入稿」など、前任者とカレンダーを見ながら確認していきましょう。
(これを機会に委員会専用のスケジュール帳を百均などで用意するのもいいかもしれません(o’∀’)b)

前任者に、前年度のスケジュールと、そのスケジュールでキツかった部分を訪ね、アドバイスをもらっておきます。

今までにあったトラブルや、気をつけた方がいいことなども聞いておきましょう。

書類にも目を通し、この書類はいつどの段階で必要なのかを確認してください。
特に必要のない書類があればこの段階で分けておくと、後々紛らわしくなくていいかもしれません。(やたらめったらいらない書類ばかり残すPTAもありますのでw)

とにかく、一年間の流れをしっかり把握しておくことが大切です。

「よくわからないけどやってみればなんとかなるさ~」は命取りになっちゃうことも^^;
スケジュールに関してはこの段階でしっかり理解しておいてくださいね。

PTA役員や学校側にチェックしてもらうタイミングを確認

PTA広報誌はPTAの発行物ですが、学校の許可がなくては発行することができません。
学校側にもいろいろな事情がありますので、広報誌で扱う話題や行事はなんでもOKというわけではないのです。
この行事の取材はOKか、このテーマを扱ってもOKか、
どのタイミングで、だれに、どのように確認すればいいのか、しっかり聞いておいてくださいね。
このチェックを怠ると『印刷直前に記事の掲載不可!』なんてトラブルも起こりかねませんので^^;

広報誌作りに必要な文書やデータの場所の確認

表紙の題字のロゴや学校章のロゴなど、毎回広報誌作成に必要なデータがあると思います。
また、配布文書や議事録のテンプレートなど、委員会で必要な文書データもあります。

それらのデータがどこにあるのか、確認をしておきましょう。

広報委員会はUSBやCD-ROMなど、保存媒体が複数あることが多いです。
必要なデータがどこにあるかわからなくて入稿直前にUSBの中身を探しまわる、なんてことのないように^^;

広報委員長をしていて困った時は誰に相談すればいい?

困った時、誰に相談すればいいかも確認しておきましょう。

前任者さんは誰に相談したのか尋ねてみて、本部役員さん、学校の先生、それぞれ相談できる人を知っておくと安心です^^

前任者によっては、「わからないことがあれば連絡してくださいね」と自身の連絡先を教えてくださる場合もあります。
でも「連絡先を教えてもらったから、その時その時に聞けばいいや!」というのはよくないですよ~。
連絡しないことを前提に引き継ぎを十分にしたうえで、前任者しかわからないことがあった場合にのみやむを得ず・・・くらいのつもりでいてくださいね^^;

前年度のトラブル、注意点は余すことなくしっかり聞いておく!

広報誌を作っていると、思いもよらないトラブルが起こったりすることもあります。
前年度や過去にどんなトラブルがあったのか、前任者さんがご存知のことを一通り聞いておくと、後々のトラブル回避に役立つかもしれません。

最初の広報委員会の前にしておくこと

初回広報委員会の議題をリストアップ

まずは、初回の広報委員会で話し合うことや、決めなければいけないことをリストアップしましょう。

例えば・・・

・メンバー自己紹介
・メンバーの連絡先の交換(LINEグループ)
・年間行事の日程確認
・定例会議の日程決める
・今年度の広報誌の発行回数、ページ数を決定(例年通りでいいか)
・グループ分け
・各号のメインテーマ
-----1学期号グループで決めること-------
・ページ割をおおまかに
・各ページのテーマ
・先生紹介のアンケート内容を決定
・記事の割り振り(PTA総会・コラム・編集後記)
・取材の担当者決め(PTA総会の取材、撮影)
・原稿依頼用紙の作成(校長・PTA会長・学年主任)  

      

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という具合に。
自分で分かりやすくメモしておきます。

PTA広報委員会で必要な書類の用意

次に、必要な資料を揃えていきます。

広報誌作りの作業の流れをまとめた資料を用意する

あなたの学校の広報誌発行までの流れと、作業手順を、まとめておきます。
引き継ぎの資料にあればそれを使いますが、ない場合やあってもわかりにくい場合は、新しく作ってしまった方が今後のためにもいいかもしれません。
全員が発行までのスケジュールを把握して、作業工程と進行具合を共有することが大事になりますので、初めての人でもわかりやすい資料が必要です。
『入稿』『校了』など、わかりにくい用語の説明も書いておくと、初めての人でも作業に取り組みやすくなりますよ^^

広報誌発行までの一般的な流れ
1. 年間の発行回数や発行日、ページ数や形態、掲載する内容を決める。(編集会議)
2. 取材したい行事や人物に対して取材依頼をする。原稿を書いて欲しい相手に原稿依頼をする。
3. 取材・写真撮影をする。
4. 原稿を書く。依頼した原稿をチェックする。レイアウトを決める。
5. 揃えた原稿を印刷所に渡す。(入稿)
6. 印刷所から上がってきた仮刷りの原稿を確認して、誤字脱字や修正した方がいい箇所を確認する。印刷所に修正してもらい、再度確認する。(校正)
7. 全ての修正と確認が終わり印刷できる状態になったら、印刷依頼をする。(校了)
8. 印刷所が印刷を行い、納品されたら配布作業を行う。(印刷・納品・配布)
用語の説明
入稿(にゅうこう)・・・原稿を印刷所に入れること。
依頼して書いてもらった原稿や広報委員が書いた原稿、写真、レイアウト表など、広報誌のモトになる全ての原稿を印刷所に渡すことをいいます。
初校(しょこう)・・・入稿後、印刷所から最初に出るゲラ刷りのこと。
入稿したレイアウト表と原稿をもとに作ったものの仮刷り(ゲラ・校正刷り)を、印刷所が出してくれます。
校正(こうせい)・・・印刷所に出してもらったゲラ刷りを確認しながら、確認、訂正することいいます。訂正があった場合は赤色の筆記具で訂正します。
校了(こうりょう)・・・校正がすべて完了し、ゲラに訂正箇所が全くなくなることをいいます。

その他、用語の解説をしています。
PTA広報誌作りで知っていると便利な用語辞典。入稿って?校了って?

広報委員会メンバーの連絡先が書き込める一覧表

学年、クラス、名前、電話番号、メールアドレス(スマホ・PC) などが書き込める一覧表があると便利です。

PTA広報誌のバックナンバー

バックナンバーを数冊、参考に用意しておきます。
また、過去の記事はどんなテーマが取り上げられたのか、一覧表を作っておくと便利ですよ^^

学校の年間行事予定

スケジュールを組む時に必要になります。

PTA広報誌発行スケジュールと進行管理表

引き継いだものがあれば、それを使います。
なければ、自分で分かりやすいように作ってしまいましょう^^

白紙の用紙を数枚

おおまかなレイアウト(台割)を相談するときに、白紙の用紙があると便利ですよ^^
数枚束ねて発行する広報誌と同じように台割してみるとイメージがしやすいです。

広報委員長が最初の委員会までにやっておくことのまとめ

広報委員長が最初の委員会までにやっておくことは
・詳細な引き継ぎ
・発行までのスケジュールの把握
・資料の準備
ですが、
何より大事なのは、

・委員会当日の進行を具体的にイメージしておく

ということ。

初めてのことでイメージがしにくいかもしれませんが、するかしないかで随分違うんです。

私は何パターンもイメージしてました。「担当がどうしても決まらない場合・・・」とか、「この企画に反対があった場合・・・」とか^^;
悪いパターンも事前に想像しておくことで、ある程度の準備ができたように思います。

当日の進行がはかどりやすくなるのでぜひ試してくださいね(*・∀-)☆

他にも広報委員会のこと、たくさん書いていますので、よろしければご参考にどうぞ!

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