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PTA広報誌の原稿依頼の仕方と気をつけるポイント。依頼文書の例文も。

更新日:

PTA広報委員の大事な仕事のひとつ、『原稿依頼』。
依頼の仕方ひとつで、記事の内容が変わってしまうことをご存知ですか?
より良い記事に仕上げるための原稿依頼のポイントを、具体的にご紹介します。
依頼文書の例文もありますよ^^

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特定の先生・保護者に依頼する場合の原稿依頼のポイント

依頼前に声かけを。

特定の先生や保護者に原稿を書いてもらう場合、書いてもらうことは可能か、前もってお伺いをたてておきましょう。

いいお返事がいただけてから、改めて正式に原稿依頼をします。

学校の先生に原稿をお願いする場合はPTA担当の先生が窓口になってくれますので、依頼したい旨をあらかじめ伝えるようにしましょう。

原稿依頼は具体的に。

原稿を書いてもらう人が決まったら、正式に文書で依頼をします。

この時必要な情報は
・執筆内容のテーマ(具体的に詳しく)
・文字数
・提出方法
・締切日

です。

・執筆内容のテーマ

『〇〇について』など、ざっくりとした依頼はタブーです。

たとえば、PTA会長さんに、『PTA活動について』の原稿を依頼するとします。
『PTA活動について』だけでは、依頼された側は『PTA活動の報告』をすればいいのか、『PTA活動への個人的な思い』を書けばいいのか、『一年間PTA活動をした感想』を書けばいいのか、判断できません。
依頼側は『一年間の活動報告』をしてほしかったのに、『PTAとはなにか、どうあるべきか』という原稿が届いてしまうことになりかねません。
また、タイトルは、指定して依頼するのか、執筆者につけてもらうのか、後から委員会でつけるのかも決めておきます。

テーマは必ず具体的に依頼しましょう。

・文字数

文字数は必ず指定します。
フォーマットが決まっている場合は、一行の文字数も記し、『〇文字×〇行(△△文字)以内』と記します。
このとき、『以内(その文字数内に必ずおさめる)』なのか『程度(数文字くらいなら超えてもいい)』なのか、細かな指示も忘れずに。

・提出方法

手書き原稿を提出してもらうのか、テキストファイルを提出してもらうのかで提出方法は異なりますよね。
どちらでも構わない場合は、どちらともの提出方法を明示しましょう。

【例】
手書き原稿の提出先 ・・・・ 担任の先生を通じて、PTA担当〇〇先生までご提出ください。
テキストファイルの提出先・・・メールに添付して 【×××@ptamail.com】までお送りください。

・締め切り日

締切日は余裕を持って設定します。
締切日は守られないもの、と思って設定した方がいいです^^;
『締切日を過ぎて→催促→提出』となっても入稿に間に合うくらいの余裕を持った日にちを伝えましょう。

※いただいた原稿は、編集の都合上若干変更させていただく場合があります。ご了承ください。

この一文も添えておきましょう。

複数の先生や保護者、児童・生徒に原稿を書いてもらう場合

たとえば、『先生紹介』で、先生・職員さん全員に書いてもらうとき。
または、『卒業特集』で、卒業生全員に書いてもらうときなど、
一斉に何十件もの原稿依頼をする場合です。

これも事前にPTA担当の先生に「こういった企画をするので、こういう原稿を依頼したい」ということは伝えてください。
児童・生徒の場合も先生を通して依頼するので、先生への確認が必要です。

大事なのは原稿用紙

・コメントを書いてもらう場合

多人数のコメントを載せるということは、一人あたりの文字数が限られてきます。
アバウトな枠に書き込んでもらうようにすると、文字数を指定しても超えて書く人が必ずいます^^;
それを防ぐために、文字数内しか書けない原稿を用意しましょう。

例えばこんな感じで。

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↑イメージです。ざっくり手書きですみません^^;

・手書き原稿をそのままスキャンして使う場合 

必ず枠内におさめること、濃い色のペンで書くことなど、注意事項を原稿に書き込むと書く人にわかりやすくなります。

例えばこんな感じで。

↑これもざっくりのイメージです。あくまで原稿。別途依頼文書があっての原稿の場合です。

可能ならば、こんなふうに書いて欲しいというイメージサンプルを添付しましょう

どれだけ文章で説明しても、読まない人もいますし、人によって受け取り方が異なる場合があります。
百聞は一見にしかず。
イメージで伝える方が確実です。

・テキストの場合

必ず文字数を指定しましょう。

原稿を紛失されないための工夫をこちらに少し書いてます。
良かったらご参考にどうぞ^^
PTA広報誌の作り方~其の2~取材編

PTA広報誌原稿依頼。依頼文書の例文

《上記文書のテキストver.です》

20●●年●月●日

進路担当
〇〇先生
〇〇中学校PTA広報委員会
委員長 〇〇〇〇

広報誌『にこにこ』原稿執筆のお願い

拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素は広報委員会へのご理解・ご協力いただきありがとうございます。
さて、PTA広報誌『にこにこ』90号において、生徒の進路についての記事を掲載する予定です。
つきましては、〇〇先生にご執筆いただきたくお願い申し上げる次第です。
お忙しいところ恐縮ではございますが、下記要領にてご執筆いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬 具


1. テーマ『生徒の進路先一覧・近年の傾向』
2. 文字数 文章15文字×30行(450文字)以内
    進路先一覧表 別紙レイアウトをご参照ください。
3. 締め切り ●月●日(〇)
4. 提出先 校内ネットワーク⇒PTAフォルダ⇒にこにこ90号原稿フォルダ内に「進路」とタイトルをつけて保存してください。
または、広報委員会e-mail【××××@ptamail.com】へ添付してお送りください。

※いただいた原稿は編集の都合上若干変更させていただく場合があります。ご了承ください。
 ご不明な点がございましたら、広報委員長●年●組○○(TEL:●●●-●●●●)、または、
にこにこ90号担当●年●組○○(TEL:●●●-●●●●)までお申し付けください。
以 上

まとめ

広報委員10年の経験から、これだけは言えます。

依頼した原稿が締切日に全て集まることは、ない。

ですので、締切日は十分余裕をもって設定することをおすすめします^^;

参考になれば幸いです♡

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