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PTA役員の広報委員の仕事内容は?パソコンが使えなくてもできる?

更新日:

4月、新年度になりPTA役員が決まる季節ですね。

立候補された方、止むを得ず引き受けた方、くじで当たってしまった方、じゃんけんで負けてしまった方・・・。

予定通りの方もこんなはずじゃなかった…なんて方も、広報委員に決まって、
「どうしよう!何をするの? 私にできるの?」
と不安に思う方も多いかと思います。

大丈夫です^^

あなたにもできること、いや、あなたにしかできないことがあるんです!

ここでは、初めてのこと・わからないこと・不安なことを少しでも取り除けるよう、

広報委員歴十数年の経験から、広報委員の基本的な仕事内容をわかりやすくご紹介していきたいと思います。

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PTA広報委員会って何するところ?

PTAの広報委員会(広報部と呼ぶ学校もあります)は、主に校内外に配布する「広報誌」を作成・編集・発行するところです。

広報誌の内容は学校によって様々ですが、だいたい年に2回~5回、学校内の情報を発信します。

年度始めの「先生紹介号」から始まり、運動会、修学旅行、校外学習、文化祭などの各行事、PTA研修会や茶話会の様子、年度終わりの3月には卒業生の特集をする「卒業号」の発行で締めくくるのが一般的のようです。

各号、広報委員会での『編集会議』・『撮影・取材』・『入稿』・『校正』・『校了』を経て発行されます。

耳慣れない言葉もあるかと思いますので、その辺りの説明と、具体的な流れをご紹介していきますね。

PTA広報委員の仕事内容は?具体的にどんなことをするの?

広報誌の作成・発行するための、具体的な作業内容を見ていきましょう。

まず広報誌の作成の大まかな流れですが、

1.『編集会議』

年間の発行回数・載せる内容(行事)・どういうレイアウトにするかなどを話し合って決めていきます。

これは各学校、例年どおりのパターンに沿って作ることが多いです。

また、誰が何を担当するかなど、具体的なことも決めていきます。

2.『取材』・『撮影』・『原稿依頼』

編集会議で決定した内容に沿って、それぞれ取材や撮影などをします。

先生や児童・生徒に原稿を書いてもらう場合は依頼をします。

3.原稿整理・レイアウト決定。

それぞれの原稿や写真をまとめて確認し、細かなレイアウトを決定します。

4.『入稿』

まとめた原稿や写真を印刷所に渡すことを『入稿(にゅうこう)』といいます。

印刷所はこの原稿や写真をはめ込んで試し刷りした『ゲラ(校正刷り)』を出してくれます。

5.『校正』

印刷所で出してもらった『ゲラ』を見ながら間違いがないか確認します。必要があれば赤字で修正をします。

この作業を『校正』といいます。

校正したゲラをまた印刷所に渡し、修正をしてもらいます。

印刷所は修正をしたゲラを出してくれるので、再度校正をします。

再び修正箇所があれば「校正→ゲラ出し」を、修正箇所がなくなるまで繰り返します。

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一番最初のゲラを『初校(しょこう)』、二回目に出してもらうゲラを『再校(さいこう)』または『二校』といいます。

特にトラブルなどがなければ再校や三校で校正作業は終了(修正箇所がない状態)となります。これを『校了(こうりょう)』といいます。

校了したら印刷所に『印刷依頼』をかけます。

6.『納品』

広報誌のできあがりです!

印刷所から納品された広報誌を配布する段取りをします。

これは学校により様々ですが、先生がしてくれる学校もあります。

PTAで段取りをする場合、地域配布分や学校配布分(クラスごと)に分けたりします。

以上が広報誌ができるまでの簡単な流れになります。

パソコンが苦手。そんな私でも広報委員ってできるの?

「流れを一気に見るとなんだか大変そう・・・専門知識もないし、そもそもパソコンも使えないのに本当にできるの?」

そんなふうに思われる方、実はとっても多いです。

「できます!!^^」

入稿にはパソコンが必須となりますが、広報委員の中に一人でもパソコンが使える人がいれば大丈夫です。

パソコンが使えなくても他にできることはたくさんあるんですよ。

むしろ、パソコンを使わずにやることの方が断然多いので、いろんなタイプの保護者さんが必要なんです。

パソコンが得意な人や文章作成が得意な人はもちろん必要ですが、写真を撮るのが好きな人は撮影担当に。

誤った文字をみつけるなどの細かい作業が得意な人は校正作業に向いています。

細かい作業は苦手だけどフットワークが軽い人は、委員会の途中でコピーを取りに行ったり先生のところに走ったりしていただけるとすごく助かります。

喋るのは苦手だけど聞き役なら…という人は、取材で好き勝手喋るお母さん達の会話を、聞き役に徹して記録してください。

顔の広さだけは負けないという人好きさんは、原稿依頼できそうな人をぱっと挙げてくれるのでとてもありがたいです。

このように、あげればキリがないくらいそれぞれの個性が必要なんです。

きっとあなたに向いた仕事がありますよ^^

毎年同じようなテーマで発行される広報誌も、その年の広報委員のメンバーによってカラーがガラッと変わります。素人が集まって作る。それが広報誌の楽しいところです。

校内のいろんなところを取材することで、学校に詳しくなれます。

普段の参観や行事では見られない子どもたちの様子を見ることもできます。

いろんな学年のお母さんと知り合えることで、子どもにも自分にも有意義な情報がたくさん入ります。

きっと委員会に費やす時間以上のメリットがありますよ。

PTA広報委員会*パソコンができない人には何をしてもらう?

おしまいに。PTA広報委員はパソコンができなくても楽しくできる!

広報委員の仕事内容、ざっくりとでも知っていただけましたでしょうか。

PTA広報委員は多少の大変さや負担もあります。でも、それ以上のメリットもあります。

PTAはボランティアです。自分のできる範囲で無理をせず、どうせやるならみんなが楽しく活動したいですね^^

こちらも参考にどうぞ♪

最初のPTA広報委員会。自己紹介では何を言う?担当決めって?

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