いよいよ待ちに待ったPTA広報誌の納品！
広報委員会で一生懸命作ったものがかたちになってそれぞれの家庭へ配布されるのは感慨深いものがありますよね^^
しかし。
納品後にミスが発覚したら…。配布後にミスが指摘されたら…。
対応の仕方をご紹介します。
PTA広報誌の納品後にミスが発覚！どうすればいい？
納品された広報誌を確認したら、ミスが見つかった！
そんなときはまず落ち着いて、ミスの程度を確認しましょう。
・訂正が必要なミスか？
学校側と相談してみてください。
一般的に単純な誤字脱字の場合(句読点の間違いや、送り仮名の間違い、禁則処理が不十分だった、など)は、
内容に差し支えがなければ、そのまま配布されることが多いと思います。
人名の間違いや人物写真の入れ違い、また、外部機関名の間違いなどは、訂正が必要です。
そのほかは各状況にもよるので、訂正が必要か否かは、広報委員だけでは判断ができません。
PTA本部と学校側にも連絡し、早急に対応の仕方を相談してください。
対応の方法としては、
・刷り直し
・正誤表を挟み込む
・訂正内容を明記してお詫びのお手紙を出す
この3つのいずれかになると思います。
このとき、印刷会社のミスか、校正の見落としかを確認しましょう。
印刷会社の入力ミスでも、それを校正で見落としたなら、印刷会社の責任とは言えません。
責了(印刷会社の責任での校了)や、校了時点で間違いがなかったのに印刷時から発生していた場合は印刷所側のミスとなります。
印刷会社のミスならば、無償で刷り直してもらえますので、すぐに印刷会社に連絡してください。
ただし、そうすると刷り直しの時間がかかりますので、配布日に間に合わない可能性が出てきます。
卒業特集号の場合、卒業式に間に合わないと卒業生に配布ができません。
その場合は後日郵送するなどの必要が出てきます。
いろんな状況を含めての判断が必要です。
訂正シールを貼るか正誤表を差し込む場合も、印刷会社のミスならば印刷会社で対応してくれる場合がほとんどです。
訂正シールや正誤表を無償で用意してくれると思いますので相談してみましょう。
校正の見落としだった場合は、委員が対応することになります。
その場合は『正誤表の挟みこみ』か『訂正内容を明記してお詫びのお手紙を出す』ことになります。
※例外として、「掲載不可の児童・生徒の写真が掲載されてしまった」場合は、刷り直しが必要になるかもしれません。
料金が発生しますが、印刷会社にそのページだけ刷り直してもらえるか、相談してみましょう。
この場合の最終的な判断は学校側にゆだねるようにした方が賢明です。
PTA広報誌を配布後にミスの指摘があった場合は？
各家庭へ配布し終わってから、
「うちの子の名前の漢字が間違ってる！」
「受賞した賞のタイトルが間違ってる！」
など、指摘された場合。
この場合はもう配ってしまった後なので『訂正内容を明記してお詫びのお手紙を出す』こと一択になります。
該当の関係者にはまず謝罪をして、早急に訂正文を出しましょう。
PTA広報誌でミスがあった場合の、正誤表・お詫びのお手紙の例文
正誤表
お詫びの文書
《上記文書のテキストver.です》
20●●年●月●日
PTA会員各位
〇〇学校PTA広報委員会
委員長 〇〇〇〇
広報誌『にこにこ』90号の訂正とお詫び
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素は広報委員会へのご理解・ご協力をいただきありがとうございます。
さて、先日配布いたしましたPTA広報誌『にこにこ』90号において、間違った表記がございました。
つきましては、下記のように訂正をさせていただくとともに、関係者の皆様にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
敬 具
記
『にこにこ』90号
●ページ●行目 (誤) 〇〇〇〇〇〇〇 ⇒ (正) ××××××××
●ページ●行目 (誤) △△△△△△△ ⇒ (正) ■■■■■■■■
●ページ●行目 (誤) ××××××× ⇒ (正) ◇◇◇◇◇◇◇◇
以 上
おしまいに。PTA広報誌でミスをなくすためには？
広報委員をやっていて、一番の恐怖が『納品後にミスが発覚すること』。
私も二度ほど経験がありますが、ほんと寿命が縮む思いをしました…。(大げさかもしれませんがw)
こういったミスをなくすためには、
校 正 を し っ か り す る 。
これに尽きます・・・・・。
でも、初めて広報委員をしたときって、編集・校正の段階でこの恐怖はわからないんですよね。
「はいはい、これ確認すればいいんでしょ」的に適当に作業をしていると、こういったことが起こります。
あとからてんやわんやすることになってから「もっとちゃんと校正しておけば良かった！」と後悔しても後の祭り。
今回と同じようなミスが今後起こることのないよう、改善方法など検討して次年度に引き継いであげてくださいね^^