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PTA広報委員会*次年度への引き継ぎは?何を引き継げばいい?

更新日:

PTA広報委員会の今年度の活動も終盤。最終号の校了も終わり、あとは引き継ぎ資料をまとめながら納品を待つだけ・・・。
肩の荷が下りてホッとしている委員長・部長さん。
一年間本当にお疲れ様でした^^
今回は、次年度への引き継ぎについてのお話しをしたいと思います。
私見ですが、定番の引き継ぎ物から一工夫の引き継ぎ物まで、『ぜひこれを引き継いでほしい』ということをまとめてみました。

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PTA広報委員会の引き継ぎの仕方は学校によって全く違う!

PTAは年度ごとにメンバーが変わるため、『その年度のことはその年度の役員が決める』のが基本。
会社の引き継ぎとは違い、これは必ずこうしなければいけない、というものは少ないです。

しかし、広報委員会は外部(印刷所)が絡むことや作業手順が複雑なこともあり、PTAの中でも特に引き継ぎ事項が多い部署だと思います。

私は3校で広報委員をしましたが、学校によって引き継ぎ資料が全然違う!

ある学校では、引き継ぎ資料は数えるほどしかありませんでした。
(その時の苦労話はこちら・・・【体験記】PTA広報委員長の仕事内容は?大変って本当?)
ある学校では、家に持ち帰るのに苦労するほど膨大な量でした。

あなたが引き継いだときはどうでしたか?

『もっとこうだったら良かったのに…』

そう感じたことは、次に引き継いだ方もそう感じる可能性が高いです。

以下は私が経験した中からの話になりますが、定番の引き継ぎ物から一工夫の引き継ぎ物まで、『ぜひこれを引き継いでほしい』ということをまとめてみました。

※引き継がれる側の、新委員長・新部長はこちらの記事へどうぞ!
PTA新広報委員長(部長)が最初の委員会までにやっておくこと。引き継ぎのポイント!

PTA広報委員会で引き継いでほしいもの

・バックナンバー

これは言わずもがな。必須!

・年間計画書

いつ頃に何をすればいいのか。
年間計画書があれば一年間のおおまかな流れが把握しやすいです。

・発行までの手順

できれば細かな情報がほしいですが、とりあえずざっとでもわかるものは必須です。

・印刷所のこと

印刷所の連絡先、担当者、どうやってやりとりをすればよいのか、など。

・WordやExcelで作成した書類のデータ

これは引き継がれることがほとんどだと思いますが、私がA校で委員長をしたときは、キレイさっぱり1部たりともありませんでした。
これには唖然・・・。
原稿依頼書や計画書も全て一から作りました。
前年度のものが残っていれば、一部を変更するだけで使えるのに・・・。
テンプレ化しなくてもいいので、作成したものはデータを残しておいてくださいね。

・撮影や取材のこと

走り書きでもなんでもいいので、その時のリアルなことを残してほしいです。

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たとえばステージ発表の撮影。
その時の撮影分担表に朱書きや付箋でもいいので、
『このポイントは当日ライトが設置されて撮影しにくかった』
『体育館のギャラリー(二階部分)はハシゴを登るよ!スカートは見えちゃうから注意w』
『この位置からだと死角ができて全員うつらない』
『途中でカメラのバッテリーが切れた。前日に充電必須!』
など、実際撮影して感じたことや失敗したことを、簡単でいいのでぜひ書いておいてください。

・数字

その年度の児童・生徒数。職員総数。
発行号・発行日・発行部数・残部。
見積金額・支払い金額。
など。
数字をまとめておいてもらえると、確認がしやすいです。

・行事の写真

これは学校によって、児童・生徒が写っているものは個人情報保護の点から年度終わりに全て消去しなければいけない場合があります。
それ以外で、行事の様子が把握できる写真があればぜひ残しておいて欲しいです。
特にPTA行事は参考になります。

・オススメ!スケジュール帳

私がB校で委員長をしたとき、前年度の委員長が広報委員会用のスケジュール帳を作っておられて、それを「参考に」といただきました。

引き継ぎ用に作られたものではなく、委員長が自身のために使っておられたものです。

これがすこぐ役立ちました!

100均で売っている薄いシンプルなスケジュール帳でしたが、必要なことがびっしり。

学校行事の日、委員会の開催日、委員会の作業内容はもちろん、印刷所とのやりとりやボツネタのことなど、その時々のメモ書きや付箋がそのまま残っていて、一年間の委員会の動きが手に取るようにわかりました。

「余計な事もいっぱい書いてあるから恥ずかしいけど…」なんておっしゃってましたが、覚え書きなどはそこに至るまでの経緯もよくわかり、役立つことが多かったです。
これがプライベートのスケジュール帳だといただくわけにはいきませんが(笑)

これを参考に、私もプライベート用と委員会用のスケジュール帳は分けて、次年度の委員長さんにお渡ししました。

まとめ

PTAの引き継ぎは、指示ではなくて、あくまで参考。
その年度のことは、その年度の役員が決めることが基本ですから。
頑張ってテンプレを作っても、予算をかけて編集ソフトを購入しても、翌年の役員さんが
「去年はこうだったけど、今年はこうしましょう」
となれば、無駄になってしまいます。

しかし。

広報委員は大変、負担が多い、と言われている学校が多いです。
誰もやりたがらないという話はよく聞きます。
みんなやりたくないからクジで決める。
クジで決まって右も左もわからないまま広報委員をやることになり、発行に精一杯で引き継ぎ資料を作る余裕もなく、また次年度も同じことが繰り返される・・・・。
こういう悪循環に陥っている学校は少なくないと思います。

わざわざ時間をかけて作らなくてもいいです。メモ書きでもいいです。

ひとつでも多くの情報を残してもらえたらと思います。

残すだけ残して、あとの判断は次年度の役員さんにゆだねてください。

もしかしたら、次年度の広報誌を見て愕然とすることもあるかもしれません。

それでもがっくりしない程度の労力で引き継ぎされることをおすすめします・・・^^;

広報委員さんの苦労がほんのちょっとでも少なくなれば幸いです。

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