今回は広報委員長(部長)についてお話ししたいと思います。
私は子どもたちの通う学校(小～高)でかれこれ10年以上広報委員をやってきましたが、そのうち委員長を2度、務めました。
仰せつかったというか、やらざるをえなかったというか、押し付けられたというか・・（笑）
なったいきさつはどうであれ、なんとか委員長をやり切ることができたので、その時のあれこれをお話ししたいと思います^^;
まずは、ざぁっと委員長の仕事内容をご説明させてもらいますね。
PTA広報委員長の仕事内容って？
学校によって様々ですが、
主に広報委員長の役割は、「委員会を取り仕切る」「PTA本部(運営部)の会議に出席する(本部とのパイプ役)」「代表者として印刷所とのやりとりを行う」などでしょうか。
細かい話をすると、取材先にアポをとったり、委員会開催前に会場(学校の会議室など)をおさえたり、その日の会議の資料やレジュメを作ったり・・・と雑用もたくさんあります。
詳しくはこちら！PTA広報の委員長(部長)の仕事内容は？スムーズにこなすコツ！
発行号ごとにグループ分けをした委員会は、下っ端委員は自分の担当号の時だけ活動すればいいですが、委員長は全てのグループに所属するために年間通して発行に追われます。
印刷所とのやりとりも担うので、校了前は印刷所に何度も足を運んだり、学校に駆け込んだりもします。
そうなんです。けっこう大変なんです。他の委員の委員長と比べて、広報委員長の負担は大きい学校が多い気がします。実際私が経験した3校も、「やりたくないPTA役員」一位が「広報委員長(部長)」でした。どこの学校でも会長は適任者が選出されると思いますが、「広報委員長(部長)」はクジでも当たるから怖いのです。
PTA広報委員長体験記(注※ほぼ愚痴ですｗ)
沈黙の選出会議。
私も最初はクジで選出されたクチです。
その学校はポイント制だったので、一気にポイントがＭＡＸになる「委員長」はどこの委員会も立候補者がいるものでしたが、広報委員会は違いました。
「とにかく大変だから」という噂は聞いてたので立候補は出ず、選出会議では全員が下を向いて固まっていました。
あの役員決め独特の空気。重苦しさに負けて「やります」と手を挙げ・・・る人もおらず。
そのうちPTAあるあるの「○○だから無理です」の押し付け合いが始まりかけた時。
「みなさん家庭の事情はそれぞれあるでしょうが、ここにおられるということは、PTA規約で免除になっていない方です。みなさん条件は同じです。もうクジで決めちゃいましょっ！」
選出会議進行役の役員さんの一声で、くじ引きをすることに決まりました。
一本だけ割りばしの先っぽが赤いのが『アタリ』。
みんなで順番に引いていきます。私が一番端に座っていたので、一番に引きました。
？先っぽが赤い・・・。・・・赤い？！Σ(￣□￣|||)
みごとに『アタリ』を引いたのです。(心境的にはアタリじゃなくてハズレだけど)
私が当たりくじを引いた時の、他の皆さんの安堵した晴れやかな顔は一生忘れないと思います・・・(笑)
なんもない引き継ぎ。
さて。
そんなこんなで委員長になった私ですが、引き継ぎをしてびっくり。
ろくな資料がありません。
引き継ぎされたのは、本部役員会の議事録と広報誌のバックナンバー、空のUSBが一つと、印刷所の名刺のみ。
広報委員会の過去の議事録すらありませんでした。
すでに兄弟の学校で広報委員を経験していた私は、レイアウトパターンや書類のテンプレートくらいは当然あるものだと思っていたんですが、そんなものも何にもなくて。
引き継ぎしてくださった昨年度の委員長さんもくじ引きで当たったらしく、何もわからない状態で発行するのにとにかく必死で引き継ぎの資料などは作る暇なかったとのこと。
代々そんな感じで引き継ぎされてきたんでしょうね。
わからなかったらLINEで聞いてくださいとは言われたけど、わからないことだらけで何から聞いていいのやら。。。状態でした。
ワンマン委員長の誕生。
こうなったらもう一から全部自分でやるしかないと開き直り、まずは毎年お世話になっているらしい印刷所へ連絡しました。目下の号をいつまでに入稿したらいいのかすらわからなかったので。
印刷所へ行って担当の方に、だいたいの構成の仕方や注意すること、納品までのスケジュールを教えてもらい、なんとなくやるべきことを把握。校章やタイトルのロゴは印刷所に残っていて一安心。
次はPTA担当の先生のところへ行って学校行事の確認と、だいたいの掲載内容を把握。
年度初めの号の入稿まであまり時間がなかったので、バックナンバーを参考に自分で勝手にレイアウトを決定。担当記事の割り振りをして委員さんに記事を書いてもらったり取材したものを家でとりまとめて、入稿。
初校は委員会で校正したものの、再校以降は一人で校正。
学校側チェックの手配なども全部1人でやりました。
各クラスの担任の先生に掲載不可児童が写ってないかなどをチェックしてもらうんですが、その回覧用紙などの引き継ぎもありません。
去年まではその都度必要な時に手書きで作るということをしてらしたそうです。
なんと効率の悪い・・・^^;
なので、そういったものをWordやExcelでテンプレ化することも同時にやっていきました。
そんなこんなでかなりのワンマン委員長。
ワンマン委員長体制でやっていると、他の委員は「言われたことだけやる」状態になるんですよね。
委員さんたちは「委員長が作っている広報誌を、私たちが手伝っている」感じになり、私はなぜか作業を振るのも「申し訳ないですがお願いできますか？」やってもらったら「ありがとうございます！助かりました！」というおかしなことに。
私も他の委員さんと同じように無償で、ボランティアでやってるんですけどね。
しかもクジで当たっただけで、やりたくてやってるわけじゃないんですけどね・・・。
何度か喉元まで出かけましたが、飲み込んでました。
ちゃんと仕事を振り分けないからでは？と突っ込まれそうですが、多分この経験がある委員長さんって多いんじゃないかなって思います。
こういうやり方でないととてもできなかったんです、ほんとに。
仕事の全体像が見えないから分担の仕様がない。
振り分けたところでそこに自分も全部関わるしかないので、それなら自分でやった方が早い、ってなっちゃうんですよね。
なんせ余裕がなくて。
余裕がないから『ワンマン』で乗り切るしかありませんでした。
芽生えた使命感。
私は他校で広報委員の経験があったからなんとかなりましたが、全く関わったことがない人が引き継ぎもなく突然委員長をやらされるなんて、これはもう地獄！ 立候補者なんていなくて当然！
でもこれをこのまま、また次の委員長に丸投げなんてこともできないし。
なんとかせねば・・・とわけのわからない使命感に火が付いた私。
引き継ぎ資料の作成だけでは飽き足らず、委員長やりきった翌年も委員として残りました。
ポイントMAXになったのに(笑)
でもそうでもしないとこの学校の「広報委員長地獄伝説」は終わらせられなくて・・・。
翌年の委員会では、委員長の仕事の分散化も少しできて、ちょっとはマシになったかな？と。
ええ、自己満足ですが^^;
広報委員長 2校目。
もうひとつの学校の委員長をした時は、かなりしっかりした引き継ぎがあったのでそんなに苦労はしませんでした。
というか、広報委員の経験者からのみ選出するシステムだったので、全く何もわからない状態で委員長になることはあり得なかったのです。
その方が委員長になった時の負担は少なくていいんですけど、何度もお役をやるという前提の学校はあまりないですよね^^;
その学校は生徒数が少なく、子どもが在籍中に2～3回は何かしらやらなければいけない感じだったので成り立ってることだと思います。
PTAって、学校によって本当に様々です。。。
PTA広報委員長の体験談のまとめ
ダラダラと愚痴のような体験談を書いてしまいましたが、長くなったので強引にまとめます(笑)
きっとこれを読んでくださってる方は、委員長になって(なったら)どうしよう・・できるかな・・という不安から、ここにたどりつかれたのかなと思います。
不安になるということは責任感があるということ。
そんな責任感のあるあなたへ。
其の1 委員長じゃなくてもできる仕事は、他の委員に振ろう。
其の2 会議前の資料準備は必須！準備さえしていれば委員会はラク！
其の3 すべての意見を取り入れることは不可能と割り切って、ある程度自分で判断してしまおう。
其の4 責任を全部一人で負おうとするな。『責任者』ではなく、ただの『代表者』だと割り切ろう。
其の5 無理しなきゃできないことなら、やらない道も考えてみよう。
其の6 泣いても笑っても1年。どうせなら自分にとってのメリットを探しながらポジティブにやり切ろう。
たかが2度委員長をしただけで偉そうにすみません^^;
私が最初に委員長をやっていた時は、それこそ何もわからず「やらなきゃ！」と思って無理してやってました。
でも今10年以上PTAを経験して思うんです。
そんな無理して頑張らなくていい！だってPTAだもん(´▽｀)
PTAは任意で入会するボランティア団体です。
お給料をもらっている仕事でもないし、義務でもありません。
できる人が、できることを、できる時に、自らの意思でやるのが理想ですよね。
PTAの役のせいで、極端に収入が減ったり、精神的に病んでしまったり。そんなPTAならない方がマシだと思いませんか？
実際問題、PTAをなくすことも広報誌をなくすことも、今あなたが思い立ってすぐにできることではありませんし、PTAの退会もできるものとわかっても、いろいろなしがらみから思いきれなかったりもします。
今すぐどうこうはできなくても、できないものは無理してまでやらないと割り切ることと、声をあげることも大事なんじゃないかなと思います。
来年度のPTA役員に打診されたら？推薦をうまく断るには？断り方の例
ほんの少しでも誰かの参考になれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました^^
こちらにも広報委員長の仕事のこと、詳しく書いています。