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PTA広報の委員長(部長)の仕事内容は?スムーズにこなすコツ!

更新日:

PTA広報委員会の委員長(部長)に選出された方へ。

PTA広報誌を発行するPTA広報委員会(広報部)。
そのリーダーである広報委員長(広報部長)の具体的な仕事内容はご存知ですか?
委員長をするうえで必要なこと、スムーズにこなすコツを、広報委員歴延べ10年以上の経験から、たっぷりお伝えしたいと思います^^

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PTA広報委員長に選ばれたら?委員長(部長)の役目とは

「広報委員長は大変って聞くけど、具体的に何をするんだろう…?」

引き継ぎ前だと仕事内容も漠然としていて、不安になってしまいますよね。
具体的な仕事内容は学校によって様々ですので、一概にこうとは言えません。
ここでは一般的な「広報委員長」の仕事をあげていきます。

まず、PTA広報委員会(広報部)は、PTA広報誌の発行を担います。
その広報委員会の代表が、広報委員長(部長)です。
広報委員のリーダーとして、PTA本部・学校側とのパイプ役を担います。

広報誌の発行の仕方にもよりますが、代表者として印刷所とのやりとりをすることもあります。

発行号ごとにグループ分けをして取り組む学校の場合、委員さんは担当号の制作期間だけ活動すればいいですが、委員長は全てのグループに所属するので、年間通して活動することになることがほとんどです。

各発行号の掲載する内容はもちろん、制作の進行具合を常に把握して、発行予定日に間に合うように全体を舵取りすることが役目となります。

また、委員長が本部役員を兼ねる場合はPTA本部のお仕事も割り当てられることがあります。
(学校によりますが、PTA大会のお手伝いや、PTA行事の運営など。役員会のお茶出しや議事録のまとめなどが当番制でまわってくることもあります。)

・・・なんか大変そう・・・。

そう思っちゃいますよね^^;

でも大丈夫!

委員長をするうえでの心得や、広報誌発行をスムーズにするコツなど、たっぷりお伝えしたいと思います^^

PTA広報誌発行までの流れを紹介。委員長(部長)の具体的な仕事内容は?

まずは広報誌作りの流れをざっくりとご説明しますね。

1. 年間の発行回数や発行日、ページ数や形態、掲載する内容を決める。(編集会議)

2. 取材したい行事や人物に対して取材依頼をする。原稿を書いて欲しい相手に原稿依頼をする。

3. 取材・写真撮影をする。

4. 原稿を書く。依頼した原稿をチェックする。レイアウトを決める

5. 揃えた原稿を印刷所に渡す。(入稿)

6. 印刷所から上がってきた仮刷りの原稿を確認して、誤字脱字や修正した方がいい箇所を確認する。印刷所に修正してもらい、再度確認する。(校正)

7. 全ての修正と確認が終わり印刷できる状態になったら、印刷依頼をする。(校了)

8. 印刷所が印刷を行い、納品されたら配布作業を行う。(印刷・納品・配布)

というのが基本的な流れになります。

詳しくはこちらPTA広報誌の作り方~其の1~

この作業の中で委員長がすることをみていきましょう。

1. 編集会議

委員長が中心になり会議を行います。
発行回数や発行日は毎年大きく変更することは少ないので、前年度からの引き継ぎをしっかり確認しておきます。
掲載内容は委員さんと話し合って決めていきます。

2. 取材依頼・原稿依頼

取材のアポ取りは代表者が行うことになりますが、学校側へ依頼をする場合は委員長が行う方がスムーズです。
保護者さんに取材依頼や原稿依頼をする場合は、その保護者さんと同じクラスや顔見知りの委員さんにお任せしましょう。
外部の方に取材する場合は学校に確認後アポをとります。

3. 取材・写真撮影

取材や撮影は担当委員全員で分担・協力して行います。

4. 原稿チェック

原稿を書いたり掲載写真を決めたり、寄稿された原稿をチェックするのは、委員で分担・協力して行います。
それを委員長がとりまとめます。

5. 入稿

印刷所とのやりとりは委員長の役目の学校が多いです。(PTA担当の先生がやってくれる学校もあります)

6. 校正

校正作業は委員全員で協力して行います。多くの目を通した方が間違いも見つかりやすいので、なるべく多くの委員さんに活動してもらいます。
修正の依頼は印刷所とのやりとりになりますので、委員長の出番が多くなります。
また、学校側にも原稿の確認をしてもらわないといけないので、その依頼なども委員長が行います。

7. 校了

入稿から校了までは印刷所や学校との密なやりとりが必要となりますので、委員長が一番大変なときかもしれません。。。

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8. 印刷・納品・配布

配布作業は委員全員で協力してやります。人手が多い方が短時間で済ますことができます^^

こうして上げてみると、委員長ってやっぱり大変!と感じられるかもしれませんね^^;

確かに楽なことではないかもしれません。

スムーズに発行までこぎつけられればいいですが、広報誌発行にはトラブルがつきもの。
取材先の急なキャンセル、行事の延期、期日までに集まらない原稿、取材写真が掲載不可、などなど・・・・・。

私が経験しただけでも数えきれないほどのトラブルがありました^^;
その都度舵を切らないといけないので、てんやわんやすることもあるかもしれません。

そんなことが起こっても平気なように・・・・

つぎは、委員長の心構えをお伝えします^^

広報委員長(部長)の心構え5か条!委員長をスムーズにこなすコツ!

其の1・編集会議は事前準備が命!

テーマ・内容・レイアウトに、分担。決めることがとっても多い編集会議。
委員さんと同じスタートラインから会議を始めたらいつまでたっても会議は終わりません。

事前に会議で話し合う内容と決定すべきことを委員長が決め、委員さんにあらかじめ伝えておきます。

資料は事前に用意し、当日の進行をイメージしておきましょう。

其の2・意見が分かれたら委員長の意思で決定!

委員内でどうしても意見がまとまらないという時があります。
そんな時はどちらの意見も聞いたうえで、委員長が決定してください。
多数決など、決め方を決定するのでもいいです。

委員全員が納得するまで話し合うことが理想だとは思いますが、限られた時間内でとことん話し合うというのは難しいものです。
決定すべきことが多い広報委員会。
ある程度まできたら委員長がバッサリ決めてしまうことも大事です。

其の3・発行スケジュールは余るくらい余裕を持って!

スケジュールはとにかく余裕を持たすことが大事です。
広報誌制作は予定通りスムーズに進むことは少ないのです^^;
原稿は期日までに集まらないものですし、学校から行事直前に取材NGが出たり、校了直前に差し替え要請があったり・・・。

そんな時、キツキツのスケジュールを組んでいると、トラブルがあった時に委員長のあなたが駆けずり回るハメになります。

どんなトラブルが起きても対応できるだけの時間の余裕が大事です。

其の4・委員さんの個性と事情を把握しておこう

委員さんの個性、得意なことや苦手なことを把握しておきましょう。

たとえば写真データのとりまとめはパソコンが苦手な人よりパソコンの扱いに慣れた人の方が何倍も速くできますよね。
文章を書くことが苦手な人に記事を頼むより、書くことが好きな人に頼んだ方が楽しんでしてもらえます。
取材の時に、カメラが趣味の人に写真撮影ではなくインタビュアーをしてもらうのはもったいないですよね。

それぞれの得意なジャンルの仕事を担当してもらうことが、スムーズな広報誌制作の何よりのコツです。

また、委員さんそれぞれ事情があることと思います。

フルタイムで仕事をしている人、小さな下の子がいる人、介護をしている人など。。。
それぞれの事情を委員長が把握しておくことで、事前に担当を複数名にするなどの対応ができますし、急な欠席やトラブルに備えることができます。

其の5・これが一番大事!!ひとりで抱え込まないで!

広報委員長の仕事はとても多いです。
そのうえ「委員長だから」と気負ってあれもこれもやらなきゃ、と思ってしまうと、負担がどんどん大きくなってしまいます。

委員長じゃなくてもできることは、他の委員さんにどんどんお任せしましょう。

困ったときは一人で抱えこまないで、本部の役員さんやPTA担当の先生に相談しましょう。

PTAはボランティアなので、できないことはやらなくていいです。できる範囲のことを楽しんでやるように心がけてください。

とにかく無理はしない。ひとりで仕事を抱え込まない。

これ、すごく大事です。

PTA広報委員長の仕事のコツのまとめ

『広報委員長は大変!』

そんな噂がある学校は多いです。あなたもそんな噂を聞いて気が重くなっているかもしれません。

でも、どうせやるなら楽しくやりましょう^^

準備と心がけをしっかりしておけば、スムーズに効率よく委員長職をこなすことができます。
スムーズに事が運べば心に余裕ができて、活動を楽しむ気持ちの余裕もできます。

イヤイヤ活動しても、一年。
楽しく活動しても、一年。
どうせやるなら楽しくやったもん勝ちですよ♪

この一年間は色々な出会いがあると思います。
「やって良かったー」と思える一年になりますように♡

委員会で何か困ったことがあったら、このサイトをのぞいてみてくださいね。
今までの広報委員の経験から、いろいろ書いています^^

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少しでもあなたのお役に立てれば幸いです。

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