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PTA広報誌の卒業特集で確認しなければいけない2つのこと。

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PTA広報委員会では、そろそろ卒業生特集の準備を始める頃ですね。

年度最後の発行ということもあり、力を入れる学校も多いのではないでしょうか。

ここでは卒業生特集号を作っていくうえでの注意点やポイント、ちょっとしたアイデアなどをご紹介していきます。

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広報誌の卒業号で必ず確認しておかなければいけない2つのこと。

1つめ。まずはスケジュール確認です。

卒業号は発行日を遅らせることができないため、スケジュールの組み方が重要となってきます。

1.発行日を確認する

発行日は、卒業生にも配布ができる、卒業式までになります。
卒業式の当日が発行日となることが多いですが、卒業式の当日や前日は学校側も忙しいので、それより前に配布を済ませたいかもしれません。
そのあたりを学校側に確認しておきましょう。

2.納品日を決める

発行日までに配布の段取りができるように、逆算して納品日を決めます。
納品から配布まで要する時間は学校により異なりますので、学校側に確認しておきましょう。

3.印刷所に確認して入稿日を決める

納品日が決まったら、その日に納品してもらうにはいつまでに校了すればいいか、印刷所に確認します。
校了日を決めたら、校正期間や学校承認期間を逆算して入稿日を決めます。

この入稿日までに、原稿を全て集めることになります。

この日までに原稿が仕上がるように、原稿依頼、撮影などのスケジュールを組んでいきましょう。

卒業生特集は、卒業生一人ひとりにスポットを当てて特集する場合が多いです。
1人ひとりの顔写真を載せたり、一人ずつメッセージを書いてもらったり。
校庭で上からのアングルで卒業生全員の集合写真を撮影するのもいいですね^^

その前に。

ここで絶対に確認しておかなければいけないことがあります。

2つめ。個人情報の掲載についての確認です。

児童・生徒の氏名を掲載するのはOK?
1人ずつのアップの顔写真を掲載するのはOK?
掲載NGの子はいないか?

最近は、個人情報保護の観点から、生徒児童の氏名は掲載しない方向の学校もあります。
ご家庭の事情で、写真も氏名も掲載NGの子もいます。
そのあたりを必ず最初に学校に確認をしておきます。

昨年度まではフルネームを掲載していた学校も、今年度からは掲載不可となっている場合もあります。
写真に関しても、個人の顔がはっきりうつらないもののみOKの場合もあります。
名前と顔が一致しないよう (個人の特定がされないよう)などの配慮を条件とする学校も多いです。

バックナンバーがこうだったから今年も大丈夫だろうと決めつけないで、
必ず確認をとっておきましょう。

掲載不可の子がいた場合、その子一人だけが掲載されないと、他の子どもや保護者から「なぜ?」と余計な詮索をされてしまうことも考えられます。
その場合は一人ずつの写真ではなく、一人がうつっていなくても目立ちにくい集合写真にするなどの対応が必要となる場合があります。
どう対応すればよいかを掲載不可のお子さんの担任の先生と相談するのが良いでしょう。
担任の先生が一番ご事情にも詳しく、必要があればその保護者さんに確認をとってもらったり、動いてもらわなければいけません。
その時、掲載不可の理由を探ったりするのは絶対にやめましょう。

卒業生特集の内容を決めよう。

上記2つのことが確認ができたら、掲載内容とレイアウトを決めていきます。

まず定番なのが

・学校長のことば
・PTA会長のことば

ですね。
これはどの学校でもほぼ掲載されます。
早めに原稿依頼をしておきましょう。

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一年間で最後の号となることが多いので、PTAの活動報告なども掲載するか本部に確認をしましょう。

その他掲載する内容を学校側にも確認します。

そして卒業生特集です。

内容を決めていきます。

●写真は? → 卒業生全員
      → クラスごとの集合写真
      → 顔写真を一人ずつ掲載

●メッセージは? → クラスごとの寄せ書き
         → 一人ずつメッセージを書いてもらう → 手書きをスキャンして使う?
                           → テキストに起こして使う?

●先生のメッセージ → 担任の先生だけ?他の先生や職員さんは?

といったことを、掲載スペースに合わせて決めていきます。

おおまかに決まれば、次は卒業生に書いてもらうメッセージの内容を決めます。

オーソドックスなものとしては

・6年間(3年間)で一番楽しかったこと
・将来の夢
・10年後の自分へメッセージ
・一番大切なもの
・クラスメイトへのメッセージ
・尊敬する人
・好きな言葉
・中学(高校)で頑張りたいこと

などでしょうか。

メッセージの内容が決まったら、原稿用紙を作って子どもたちに書いてもらいましょう。

この時、テキストに起こす場合は文字数の制限があるので、文字数分だけ記入できる原稿用紙を用意しましょう。
手書きの場合は、鉛筆は使わない・色の濃いペンで書く・シールは貼らないなどの約束事をしっかりと伝えましょう。

原稿依頼についての詳細はこちら
PTA広報誌の原稿依頼の仕方と気をつけるポイント。依頼文書の例文も。

ちょこっとお助けアイデア

誌面スペースが余ってしまったら・・・・

卒業生の思い出の写真(校外学習や修学旅行など)を先生に提供してもらい思い出スペースを作るのもいいですね。
運動会や発表会より、保護者が参観できない行事の写真の方が喜ばれます。

今年から個人が特定できる写真が掲載不可!どうする?

写真の代わりに、子どもに自分の似顔絵を書いてもらうのはどうでしょう。似顔絵とメッセージを書いてもらえば写真がなくても思い出に残るページになりますよ。
自分の似顔絵をお面のように顔の前で持って集合写真というのもおもしろいですね^^

校了まで時間がない!

テキストに起こしてもらったり、原稿をスキャンして番号順に配置するのは印刷所でも時間が必要な作業です。
時間がないときの秘策として、原稿と子どもを一緒に撮影するという方法があります。
B4くらいの用紙に子どもにメッセージと氏名を書いてもらい、それを胸の高さで持ち、一人ずつ撮影します。

これだと、印刷所では画像データを並べるだけなので、作業の手間が減り比較的早く初校があがります。
校正作業も簡単です。通常は名前と写真が一致しているか、原稿と名前が一致しているか、テキストの場合は名前の漢字が誤入力されていないかなど、細部に渡ってチェックが必要ですが、この方法だと一つの画像に全ての情報がまとまっているので、そういった必要がありません。
手間をかけることなく、見栄えも見ごたえもある誌面に仕上がりますよ♪

こちらも参考にどうぞ♪
PTA広報誌3学期のテーマは?スペースが余ったら?卒業号アイデア集

まとめ

PTA広報誌の卒業生特集は、一年間で一番個人情報に気をつかう号です。
納期を遅らすこともできないため、余裕をもってスケジュールを組みましょう。

今年度最後の広報誌です。素敵な広報誌に仕上がるといいですね^^

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