『広報委員初体験の』方へ
こちらではPTA広報誌の作り方の詳細と、各工程のお役立ち情報を紹介中。
本日は≪其の2 4.取材をしよう!≫です^^
前回は企画～取材の割り振りまで決めました。
割り振りが決まったら、いよいよ、取材です。
4.取材をしよう
取材とは、記事の材料となるものを集めることです。
つまり、インタビューも、原稿依頼も、記事作成も、撮影も、『取材』です。
今回はその『取材』について詳しくお話ししていきます。
〇現場へ行く場合。
現場というとプロみたいですね(笑)
その場所へ行って、実際見たり、お話しを聞いたりする場合・・・いわゆる一般的によく使う『取材』のイメージですね。
取材のときは必ず先にアポをとります。
例えば先生に取材をするとき、「先生はいつも学校にいるから、いつでも行っちゃえ」なんて突然職員室に乗り込むことは絶対にタブーです。
あらかじめ、「こういう内容で取材をさせてください」と、文書や口頭でお願いしてアポをとります。
子どもたちへの取材も前もって担任の先生の許可を得てからにしましょう。
担任の先生への伝達は、各学校にPTA担当か広報担当の先生がいらっしゃるので、その先生を通せばスムーズです。
次に、取材当日のことです。
例えば給食の特集で取材をする場合、あらかじめ聞きたいことを決めておきます。
給食室の職員さん達に聞きたいこと、児童生徒たちに聞きたいこと、先生方に聞きたいことなど、わけてまとめておきましょう。
それ以外にも取材中に出てきた疑問などはその都度質問していきます。
自分が疑問に思ったことや知りたいと思ったことは、読み手の方もきっと知りたいことです。
取材の質がいいといい記事を書くことができますよ。
〇座談会の場合
保護者や先生を招いて、テーマを決めて座談会形式で取材を行う場合です。
人数はあまり多いと記録が大変なので、4~6人くらいがベストだと思います。
あらかじめ皆さんに録音させてもらうことを了承していただいたうえで、録音をします。
後で文字に起こすときに、書き取りの記録だけでは追いつけず不十分だからです。
また、記録係の委員もおしゃべりに参加してしまい記録がとれないことも多々あるからです(笑)
今はスマホで簡単に音声が撮れるアプリがありますので、ぜひ活用してくださいね。
座談会はなるべくリラックスできて意見が言いやすい雰囲気づくりが大事です。
お茶やお菓子を用意して茶話会ふうにするのもいいですね。
座談会の内容は、その日のうちに文字に起こすことをおすすめします。
日が経ってしまうと、こまかな点の記憶があいまいになってしまいますので^^;
記事のスペースに合わせて文章の調節をしましょう。
〇アンケート形式の場合
「他の家庭どうしているんだろう?」ということは、アンケートをとるのがおすすめです。
例えば、最近保護者の頭を悩ませる、子どものスマホ問題。
保護者に「子どものスマホの利用について」のアンケートをとると、他のおうちはどうなのかがわかりますね。
アンケート用紙を作って、配布して回答してもらいます。
ここで注意しておきたいことがあります。
スマホについて他の家庭はどうしているのか「時間は?ルールは?ゲームは?LINEは?」などなど気になることはいっぱいありますが、質問数が多いと集計が大変になります。
また、選択形式より記述形式の方がいろいろな意見を得られるメリットはありますが、集計にとても手間がかかります。
主に選択形式の質問を中心にして、「家で工夫していることがあったら教えてください」など記述式の質問は1～2問にとどめる方が無難かと思います。
また、最初に広報誌に掲載する意図でアンケートをとっていることの記載と、締切日の設定は忘れないようにしましょう。
担任の先生を通じて配布・回収してもらいます。
集計結果を記事にするときは、調査対象の学年・人数・回収率など、必要な情報は忘れずに入れましょう。
結果をグラフにするとわかりやすいです。パソコンが得意な人は簡単にグラフが作れると思いますが、委員の中に得意な人がいない場合は、手書きでもかまいません。
もしくは、印刷所によってはグラフ化してくれる場合もありますので、確認してみましょう。
〇原稿依頼をする場合
先生や保護者、生徒児童に原稿を書いてもらう場合は、原稿依頼をします。
文章を書いてもらう場合
PTA会長さんの挨拶などがこれにあたります。
依頼には原稿用紙を同封し、必ず文字数・テーマ(具体的に何を書いて欲しいか)を伝えます。
タイトルも最初にこちらで指定するのか、書く本人につけてもらうのか、内容を見てあとから委員がつけるのか、決めておきましょう。
封筒の表に、内容や締切日を書いたもの(依頼用紙)を貼っておくとわかりやすく、紛失もされにくいです。(毎年必ず「原稿用紙紛失したからもう一回ちょうだい」という方が現れます(笑))
テキストで提出してもらう場合は、保存形式や提出の仕方(メールに添付するなど)を詳しく記しておきましょう。
一言コメントを書いてもらう場合
先生紹介や卒業生特集などで、たくさんの人に一言ずつ書いて欲しいという場合です。
この時の注意点として、「一言メッセージを」などという抽象的な依頼はやめた方がいいです。
例えば先生紹介のコーナーでこういう依頼をしてしまうと、「よろしくお願いします」「頑張ります」など、同じような面白味のないメッセージばかりになってしまいます。
そうならないために、具体的に質問内容を決めて記入してもらうようにします。
「子どもの頃になりたかった職業は？」「尊敬する人は？」「海外旅行に行くならどの国に行きたい？」など、具体的な質問の方が依頼された側も書きやすいです。
この時に、「嫌いな芸能人は？」「人生で後悔していることは？」など、ネガティブな質問設定はやめておきましょう。
読んでいても楽しいものではないですし、どうせなら気持ちよく答えてもらいたいので、ポジティブな質問にしておいてくださいね。
直筆原稿の場合
直筆原稿の場合は、「枠からはみ出さないように」「ペンで濃く書く(薄いと写らない)」「細かい字を書かない(印刷で潰れてしまう場合がある)」「シールを貼ったりしない」など、注意点がありますので、印刷所に確認をしておきましょう。
注意点を原稿用紙の目につくところにわかりやすく書くようにすることで、防ぐことができます。
原稿依頼のとき気を付けること
原稿依頼時に共通する注意点は、「丁寧に依頼する」ということです。
先生方も保護者さんも、忙しい時間の合間を縫って原稿を書いてくださいます。
気持ちよく原稿を書いてもらうために、丁寧な依頼文をつけましょう。
「締め切り 〇月〇日【厳守!!】」
と書かれてるより、
「お忙しい中大変恐縮ではございますが、入稿日が決まっておりますので、〇月〇日までにご提出くださいますようお願いいたします。」
と書かれている方が気持ちよく書けますよね。
こうした少しの工夫でみんなが気持ちよく作業をすることができますよ^^
お役立ちぷち情報
原稿依頼がたくさんあると、封筒がたくさん必要ですよね。
「ちょっと使うだけなのに、毎回たくさんの封筒を買うのはなんだか予算の無駄遣いな気が…」
なんて感じませんか?
そこで!
封筒が何度も使えちゃう方法をお教えします。
封筒の依頼用紙を貼る部分に、あらかじめガムテープや梱包用の透明テープを貼っておくだけ!
あとは通常どおりセロテープで依頼用紙を貼って使用します。
原稿を回収して戻ってきた封筒は、簡単に剥がしてまた使えちゃう!
封筒の補強にもなるので何年も使えちゃったりします。
貧乏クサイけれど、予算の限られたPTAではアリな方法です（笑）
良ければお試しくださいませ♪
次は≪其の3 5.撮影をしよう≫です^^